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Finanz- und Rechnungswesen

Funktionale Highlights

Finanzbuchhaltung

Im Mittelpunkt von AS-Lingo steht das Finanz- und Rechnungswesen welches die heutigen Erwartungen an eine modernes Finanzsystem erfüllen und den Anforderungen an GoBS, GAAP und GDPdU entsprechen.

Das AS-Lingo Finanzwesen zeigt Ihnen das ganze Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage Ihres Unternehmens in dem außergewöhnliche Ereignisse hervorgehoben werden und Sie eine bessere Einsicht in die erreichten Leistungen erhalten. Mit AS-Lingo können Sie viele manuelle Prozesse automatisieren und Geschäftsprozesse aktuell und zeitnah verfolgen wann immer und wo immer Sie sich in der Welt aufhalten. Mit AS-Lingo werden Sie mehr Zeit mit der Planung der Zukunft Ihres Unternehmens verbringen können.

Was kann AS-Lingo Financials für Sie tun? Dies sind die wichtigsten Dinge:

Sachkontenrahmen

AS-Lingo ist ein wahrhaft globales System – entworfen und entwickelt um an alle gesetzlichen Anforderungen eines jeden Landes weltweit anzupassen.

In AS-Lingo können Sie jeden weltweit verfügbaren Standard-Kontenrahmen verwenden oder sogar Ihren eigenen.

Wenn Sie eine Niederlassung oder eine Tochtergesellschaft eines globalen Konzerns sind könnten Sie sich in einem Land befinden in dem bestimmte Ledger zwingend vorgeschrieben sind. Das ist in AS-Lingo kein Problem weil individuelle einfach Ledger auf das Hauptbuch der Zentrale gemappt werden können und somit auch jederzeit für die globale Konsolidierung verfügbar sind.

Verschiedene Bücher können temporär geschlossen werden während andere  weiterhin zum Buchen zur Verfügung stehen.

Sachkonten können auch Offene-Posten-Konten sein (z.B. zur Überwachung von unterwegs befindlichen Scheck) und mit Fälligkeitsinformationen arbeiten.

Sie können Sachkonten auch einer beliebigen Anzahl Dimensionen zuordnen.

Mit Dimensionen können Sie Konten oder Transaktionen zu geschäftsrelevanten Einheiten zuordnen und so Transaktionen aus vielen unterschiedlichen Perspektiven Ihres Geschäfts einsehen und berichten. So z.B. könnten Sie die Leistung Ihres Unternehmens aus Sicht einzelner Projekte, ausgewählter Abteilungen oder bestimmter Produktgruppen die Sie kürzlich auf dem Markt eingeführt haben.

Nebenbuch Kreditoren

Ein einfaches Szenario welches zeigt wie mühelos es ist, einen komplexen Prozess in AS-Lingo zu automatisieren:

  1. Erstellen Sie in AS-Lingo mit einem Klick einen Zahlungs- oder Lastschriftvorschlag.
  2. Bearbeiten Sie den Vorschlag online um Lieferanten-/Kundenkonten Transaktionen (offene Posten) nach Bedarf zu ändern, löschen oder hinzuzufügen und ggf. zu Audit zwecken zu drucken.
  3. Mit einem weiteren Klick geben Sie den Vorschlag zur Regulierung frei um in Sekundenschnelle in AS-Lingo’s Dokumenten-Manager diese Nachweise/Berichte zu finden:
    • Die Begleitbriefe für die Gutschriften/Lastschriften die Sie gleich (auch automatisch per Email) an Ihre Lieferanten/Kunden versenden können
    • Die Zahlungslisten, Audit-Berichte und Protokolle mit allen Details des Regulierungsprozesses
    • Die Zahlungs-/Lastschrift-Datei (SEPA / SWFT) welche Sie (auch automatisch) an Ihre Hausbank zur Weiterverarbeitung übertragen können

Alle Zahlungen sind nun verbucht, die offenen Posten auf den Personenkonten sind ausgeglichen und Skonto / Kleindifferenzen sind ggf. (inklusive der Steuerkorrektur-Buchungen) ebenfalls erledigt.

Lassen Sie sich durch manuelle Prozesse bei der Regulierung Ihres Zahlungsverkehrs nicht von Ihren Produktivitäts- und Kosteneinsparungszielen abbringen. Mit AS-Lingo kann Ihr FI-Team den Workflow der Zahlungsprozesse im Sinne Ihrer Supplier Relationship Management Strategie schnell und effizient umsetzen. Sie können sich so stärker auf hochwertige Analysen und Cash-Flow Optimierung konzentrieren — und weniger Frustration und weniger vergeudete Zeit.

Sparen Sie sich Stunden an Tagen an denen Sie Ihre Verbindlichkeiten regeln durch Automatisierung der manuellen Zahlungsprozesse und Straffung ineffizienter Arbeitsabläufe. Nutzen Sie die Vorteile der automatisierte Aufwandszuordnung bei der Zahlung Ihrer Rechnungen mit AS-Lingo.

Mit AS-Lingo können Sie Ihren Zahlungsverkehr sehen, genehmigen und berichten — jederzeit und überall. Jetzt können Sie Ihre Verbindlichkeiten überwachen, Altersstruktur und Fälligkeitsanalysen erstellen sowie Kassen- und Kontenabstimmung in Echtzeit durchführen.

AS-Lingo’s automatisierbare und konfigurierbare Prozesse steigern die internen Kontrollinstanzen. Sie definieren die Workflows, die Zulassungen und die internen Kontrollen die sich an den Unternehmens- und Compliance-Ziele orientieren.

Nebenbuch Debitoren

Ordnungsmäßiges Management des Rechnungswesens, der Zahlungsbedingungen und andere Aufgaben im Bereich Forderungen beschleunigt Ihr Cashflow und bewahrt die Stärke Ihres Unternehmens. AS-Lingo automatisiert Ihre Fakturierung und Ihren Zahlungseingang und hilft Ihnen damit zu einem noch schnelleren, effizienterem und automatisierterem Forderungsmanagement. Das beschleunigt den Geldkreislauf und verbessert Ihre Unternehmensleistung und die Kundenzufriedenheit.

AS-Lingo ermöglich die Automatisierung Ihrer Prozesse, das Versenden von Rechnungen via Email und bietet Ihren Kunden mehr Zahlungsoptionen. Generieren Sie wiederkehrende Rechnungen im Rahmen der Abonnementverwaltung und fügen Sie Originaldokumente an die Buchungstransaktionen an um eine digitale, verbesserte und transparente Kontrolle Ihres Rechnungswesens zu haben.

Verbinden Sie Forderungskonten mit weiteren Prozessen im Unternehmen um eine durchgängige Sicht finanzieller und wirtschaftlicher Zusammenhänge zu erhalten. AS-Lingo gibt Ihnen eine einheitliche Sicht auf Angebote, Bestellungen und Rechnungen. Bestelltransaktionen sind automatisch mit Ihrem Hauptbuch und mit den Forderungskonten verbunden damit Sie Ihre Fakturierung vereinfachen und Ihr Rechnungswesen optimieren können. Und es liefert aktuelle, genaue Steuerberechnungen und -Nachweise.

AS-Lingo gibt Ihnen einen Echtzeit Einblick mit einem starken, konfigurierbaren Berichtssystem. Sie erhalten ein vollständiges Bild über eine Altersstruktur Ihrer Forderungen und Verbindlichkeiten, Rechnungsanalysen, Wiederkehrende Rechnungen, passivische Abgrenzungen u.a. mehr. AS-Lingo ermöglicht eine Analyse Ihrer Forderungen aus Sicht einer Reihe von business drivers die Sie selbst definieren können und mit denen Sie eine vollständige Sicht aus jeder Perspektive erstellen können.

Wollen Sie Kosten Reduzieren und Ihren Cashflow verbessern? Im Bereich Zahlungseingang in AS-Lingo haben Sie auch ein sehr effizientes und flexibles Mahnverfahren.

Mit AS-Lingo können Sie

  • Einen gesünderen Cashflow erreichen durch die Verkürzung des Rechnungs- und Zahlungs-Zyklus
  • Den Zahlungsprozess schmerzfrei gestalten durch ein automatisiertes Mahnverfahren
  • Eine Echtzeit Sicht in die Historie Ihrer Kunden, Alters-Salden und ein reiches und starkes Berichtssystem

Buchungen/Geschäftsvorfälle

Geschäftsvorfälle enthalten eine beliebige Anzahl Buchungen und sind ihrerseits in Belegen enthalten die wiederum Teil einer oder mehrerer Buchungsmappen (Buchungsgruppen) sind. Ein Beleg besteht in der Regel aus 2 bis 5 Buchungen – manchmal auch einige Hundert, wie z.B. bei Kassen- oder Projektkonten. Geschäftsvorfälle können Online (manuell) erfasst oder im Stapel aus vorgelagerten Systemen verarbeitet werden.

Belege können in jeder Währung gebucht und im System in Fremdwährung wie auch in lokaler Währung gehalten. Siehe auch Währungen.

Ein Beleg enthält mindestens eine Belegnummer, ein Belegdatum und ein Buchungsdatum welches die den Beleg einer Buchungsperiode zuordnet. Jeder Beleg enthält mindestens zwei Buchungen, jede mit einer Kontonummer, einem Betrag und einem Buchungstext.

Weiter Angaben könnten z.B. Kostenstelle, Kostenträger, Projekt oder beliebige Dimensionen die Sie selbst definiert haben.

Um einen Beleg festzuschreiben müssen alle darin befindlichen Währungen Saldo Null ergeben.

Währungen und Währungsumrechnung

Jeder Beleg  in AS-Lingo kann in jeder beliebigen Währung gebucht werden.

Drei Komponenten gehören zu einem Fremdwährungsbeleg:

Betrag in Fremdwährung
Betrag in Hauswährung (Lokaler Währung)
Umrechnungskurs

Bei Angabe jeder Kombination von zwei der drei Komponenten wird die dritte dann errechnet.

Sie können eingeben

einen individuellen Umrechnungskurs
einen Tageskurs
einen Monatsdurchschnittskurs

Vier Umrechnungskurse pro Tag/Monat werden in AS-Lingo gehalten:

Debit
Kredit
Geld und
Brief

Wenn nur der Fremdwährungsbetrag eingegeben wird, wird die aktive Geld-Rate für Soll-Buchungen und die aktive Brief-Rate für Haben-Buchungen bei der Umrechnung verwendet. Wenn nur der Betrag in lokaler Währung eingegeben wird, werden Fremdwährungsaspekte ignoriert.

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen werden normalerweise mit ihrer eigenen Rechnungsnummer gebucht.
In AS-Lingo ist dies eine externe Belegnummer. Belegnummern müssen innerhalb eines Jahres eindeutig sein.

Die Gegenbuchung wird auf eine Erlöskonto gebucht von dem dann der Steuerschlüssel zugeordnet wird. Dadurch können verschiedene Umsatzsteuersätze in Splittbuchungen vorkommen. Alle Steuern werden autonatisch ermittelt und verbucht.

EU-Umsätze werden über die TAX-ID des Kunden erkannt und ein EU-Steuer-Konto und -Schlüssel werden automatisch vorausgesetzt. Damit wird eine automatische Buchung auf ein Pseudo-Erlöskonto gebucht. Die monatliche/vierteljährliche EU TAX-Reports werden über diese Konten abgewickelt.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden normalerweise mit eine automatischen (internen) Belegnummer gebucht. Doppelte Verbuchungen können daher nicht über diese Nummer überwacht werden.

Die Überprüfung von doppelten Eingaben wird deshalb mit Hilfe der Rechnungsnummer des Lieferanten vorgenommen. AS-Lingo verifiziert während der Belegerfassung, daß kein Beleg mit der gleichen Lieferanten-Belegnummer gebucht wird.

Die Gegenbuchung erfolgt auf ein Aufwandskonto welches seinerseits den Steuerschlüssel für die Buchung liefert. Damit sind verschiedene Steuersätze in Splittbuchungen möglich.

In Ländern in denen eine Steuerverprobung im Vorsteuerbereich nicht zwingend vorgeschrieben ist, muß einen Aufwandskonto kein Steuerschlüssel zugewiesen werden. In diesem Fall wird der Steuerschlüssel im Buchungsvorgang angegeben.

EU-Erwerbe werden in AS-Lingo über die dem Kunden zugeordnete TAX-ID erkannt und die entsprechenden Konten und Buchungen steuerlich entsprechend behandelt. Die EU-Aufwandskonten sind mit einem EU-Erwerbs-Steuerschlüssel versehen und die Steuerbuchungen werden automatisch von AS-Lingo für den Beleg erstellt. Die zusammengefassten EU-Steuerberichte werden monatlich / quartalsweise erstellt.

Eingehende Zahlungen

Eingehende Zahlungen werden den offenen Posten (Rechnungen/Gutschriften) zugeordnet und ausgeglichen. Allerdings lassen sich Zahlungen und offene Posten nicht immer ausgleichen (z.B. zieht ein Kunde den falschen Skonto ab – Skonto ist teils oder vollständig überfällig), und dem Benutzer bleibt die Entscheidung was mit der Differenz zu tun ist.

Ist der unberechtigte Abzug innerhalb einer von Ihnen gesetzten Toleranzgrenze, bucht AS-Lingo die Differenz automatisch. Der korrekte Teil des Skontoabzugs wird von AS-Lingo auf das Skonto-Aufwandskonto gebucht und der der unberechtigte Teil auf ein Kleindifferenzkonto. Die Steuerkorrekturbuchung aus den automatischen Minderungsbuchungen werden ebenfalls auf die betroffenen Steuerkonten verbucht.

Wenn der unberechtigte Abzug die definierte Toleranzgrenze überschreitet, wird AS-Lingo keine automatische Korrekturbuchung machen. Stattdessen muß der Benutzer die Differenz manuell selbst buchen (in den meisten Ländern rechtlich zwingend), entweder als Korrekturbuchung oder durch durch Eingabe der Differenz als neue steuerpflichtige Forderungsbuchung. Eine transparentere Handhabung dieses Falls wäre aber, die offenen Posten mit der Zahlung nicht auszugleichen sondern zu warten bis die ausstehenden Zahlung oder Gutschrift gebucht werden können und der Ausgleich damit erledigt werden kann.

Ausgehende Zahlungen

Ausgehende Zahlungen werden selten manuell gebucht – sie werden normalerweise als Teil des automatischen Regulierungsprozesses verarbeitet – siehe auch Zahlungsregulierung.

Die Verarbeitung manueller Zahlungen ist vergleichbar mit der Beschreibung für eingehende Zahlungen.

Dauerbuchungen

Dauerbuchungen sind Belege die in AS-Lingo in einer dedizierten Buchungsmappe gehalten werden. Zu einem vorbestimmten, im Beleg definierten Termin werden diese „Vorlagen“ zu ausführbaren Transaktionen generiert. In regelmäßigen Intervallen prüft AS-Lingo auf mögliche fällige Belege die zur Ausführung anstehen.

Diese „Vorlagen“ enthalten u.a. Informationen wie

  • ab wann
  • wie oft
  • bis wann

die Dauerbuchungen durchgeführt werden sollen.
Die Einträge werden nach diesen Kriterien selektiert und automatisch ausgeführt. Die Einträge können auch als „Löschen nach der letzten Ausführung“ markiert werden. Wenn nicht markiert, können sie auch manuell gelöscht/geändert werden. Benutzer können zur Ansicht/Bearbeitung von Dauerbuchungen berechtigt werden.

Kontenpflege

Kontenpflege ermöglicht die Bereinigung von offenen Posten Konten ohne die Buchungsfunktion. Wenn jedoch unerwartete Differenzen bei der Kontenpflege entdeckt werden, kann auch in dieser Funktion gebucht werden.

Schnellbuchungsmaske

Eine Alternative zur Standard Buchungsmaske ist die Schnellbuchungsmaske. Diese Eingabeform erlaubt sogar noch mehr Flexibilität zur Anpassung der Eingabe als die Standard Buchungsmaske. Diese Art der Belegerfassung ist ähnlich der Arbeit mit einem Excel-Sheet.

Zahlungsvorschläge

Zahlungsvorschläge und Lastschriftvorschläge (für Kunden) könne in AS-Lingo jederzeit erstellt werden. Zahlungsvorschläge werden normalerweise zur Generierung von Zahlungen an Lieferanten erstellt, können aber auch zur Erstellung von Rückzahlungen/Gutschriften an Kunden erstellt werden.

Ein Vorschlag kann bearbeitet und gedruckt werden. Bei der Bearbeitung können Konten dem Vorschlag hinzugefügt oder entfernt werden. Innerhalb eines Kontos können offene Posten eingeschlossen oder ausgeschlossen werden. Ein fälliger Posten kann auch aus dem Vorschlag entfallen weil Sie bei der Bearbeitung die Fälligkeit oder die Zahlungskondition geändert haben.

Alle Änderungen die Sie im Vorschlag vornehmen sind sofort sichtbar in den Verbindlichkeiten (Zahlungen) oder Forderungen (Lastschriften) im gesamten Volumen des Vorschlags. Damit haben Sie eine Sofort-Kontrolle zur Abstimmung der auf den Banken verfügbaren Salden.

Schließlich werden die Zahlungsbanken zugeordnet, mit oder ohne Betragslimit. Jede Zahlungsmethode muß mindestens eine Bank ohne Limit enthalten.
Nun kann der Zahlungsvorschlag zur Regulierung freigegeben werden.

Zahlungsregulierung

Nach der Freigabe des Zahlungsvorschlags können die Zahlungen/Lastschriften jederzeit erstellt werden.

Zahlungen werden bei der Zahlungsregulierung erstellt und auf die entsprechenden Konten gebucht. Zuordnung und Ausgleich der offenen Posten (Verbindlichkeiten/Forderungen) werden durchgeführt und die relevanten Steuerkorrektur-Buchungen werden erstellt und auf die entsprechenden Steuerkonten verbucht.

Eine Liste der Gutschriften/Lastschriften wird gedruckt.

Zahlungen/Lastschriften werden als SEPA Datei auf den File-Server gestellt von wo sie automatisch (oder manuell durch Sie) an die Zahlungsbank oder an eine zentrale Clearingstelle transferiert wird.

Begleitschreiben sind gedruckt. Die folgenden Regeln gelten bei der Erstellung der Begleitschreiben:

  1. Begleitschreiben werden für alle Lieferanten/ Kunden aus dem Vorschlag gedruckt oder
  2. Begleitschreiben werden nur gedruckt wenn die Zahlungsdetails die Einschränkungen der SEPA-Spezifikationen überschreitet.

Arrears/Dunning Letters

You can define the number of arrears/dunning levels in AS-Lingo. Overdue open items are included in reminders or arrears/dunning letters and automatically updated to the next arrears level. When the highest arrears level is reached, the case is referred to the legal department and the creation of further arrears letters is discontinued until there are no more open items with the highest arrears level.

After all items with the highest arrears level are settled, the dispatching of arrears letters is resumed.

Before actually creating the reminders, a proposal of outstanding reminders can be run any time.

The date of the last arrears letter is held in each account. Reminders letters can be processed every day. The reminders interval (number of days between two notifications) is set as a parameter for arrears processing. This enables a more accurate arrears processing result.

Berichtswesen

Das AS-Lingo Berichtssystem umfaßt alle Berichte die durch den Benutzer und durch das System definiert wurden. Diese Berichte können auf dem Server gesichert werden, gedruckt oder elektronisch transferiert werden (z.B. Journale, Saldenbilanzen oder Kontoauszüge).

Mehr unter Berichtswesen in AS-Lingo.

Journale

Alle Finanztransaktionen im System sind Teil eines Grundjournals – eine gesetzliche Anforderung. Weitere Journale können definiert und jederzeit erstellt werden. Jedes zusätzliche Journal ist eine Untermenge des Grundjournals und wird definiert im Konto als ein spezifischer Journal-Typ.

Sie können jederzeit ein neues Journal in einer offenen Periode erstellen. Ein Journal kann sich nur innerhalb einer Periode befinden. Eine Periode kann mehr als ein Journal enthalten. Einem neuen Journal werden alle Belege zugeordnet die bisher noch in keinem Journal zugeordnet waren.

Journale können jederzeit gedruckt werden solange sie noch nicht archiviert wurden.

Kontoauszüge

Anzeige

Anzeigefunktionen sind solche Transaktionen die zur Abfrage von Informationen, Anzeige von Konten- oder Belegdaten dienen.

Drucken

Das Drucken von Kontoauszügen und anderen Berichten wird online angefordert. Die Ausgabe ist ein PDF-Dokument welches online gedruckt oder versendet werden kann.

Beleganzeige

Die Anzeige eines Belegs kann auf verschiedene weise ausgelöst werden. Die Funktion kann aus der Navigationsleiste oder direkt aus dem Kontext-Menü einer Buchung in der Kontenanzeige oder einer Beleganzeige selektiert werden.

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist in Form einer Summen-Salden Bilanz Liste oder in einem strukturierten Format verfügbar.

Bilanzen

Die Bilanz ist in Form einer Summen-Salden Bilanz Liste oder in einem strukturierten Format verfügbar.

Kostenstellen

Kostenstellen können frei definiert werden und Buchungen diesen Kostenstellen zugeordnet werden. Meistens betreffen diese zusätzlichen Kontierungen Aufwandskonten und eingehende Rechnungen. Diese auch durch Kennzeichnung in den entsprechenden Konten erzwungen werden.

Cash-Flow

Zahlungsverpflichtungen

Zeigt die Verbindlichkeiten auf Lieferantenkonten in den nächsten aa, bb, cc und dd Tagen, wo aa bis dd Parameter sind die Sie beim Ausführen des Berichts setzen.

Altersstruktur der Verbindlichkeiten und Forderungen

Zeigt die Forderungen auf Kundenkonten in den nächsten t1, t2, t3 und t4 Tagen, wo t1 bis t4 Parameter sind die Sie beim Ausführen des Berichts setzen.

Umsatzsteuerverprobung

Umsatzsteuerverprobung beginnt wenn Sie einen Beleg buchen. Zusammengefasste Steuerverprobung als Bericht kann auch für ein Journal (mehrere Tage) oder für eine Periode (Monat) erstellt werden. Ein Umsatzsteuerverprobungsbericht zeigt die Umsatzsteuer, den Umsatz, die Erlösberichtigungen und eventuelle Abweichungen.

Vorläufiger Steuerbericht

Drucken eines vorläufigen Steuerberichts und die Schnittstelle zum Finanzbehörden sind verfügbar.

Quartalsbericht EU Steuer

Der Quartalsbericht enthält alle EU Umsätze und Erwerbe sowie die relevante Steuer zu Zweck der Verprobung und zum Transfer an die relevanten EU-Portale.

Monatsabschluß

In AS-Lingo-Financial gibt es 13 Buchungsperioden (01 bis 12 plus eine Nachbuchungsperiode für das Vorjahr). Derzeit ist das Fiskaljahr gleich dem Kalenderjahr. Eine Periode kann während eines Jahres jederzeit geschlossen werden, vorausgesetzt die vorangegangenen Perioden (ausgenommen Periode 13) sind bereits geschlossen.

Ehe eine Periode geschlossen werden kann, prüft AS-Lingo, daß alle Journale erstellt und berichtet wurden. Perioden nit offenen Journalen können nicht geschlossen werden.

Beim Monatsabschluss wird bei jedem Konto geprüft, daß der Umsatz aller Buchungen gleich dem kumulierten Umsatz in den Perioden ist.

Vorläufiger Abschuß

Die älteste offene Periode kann vorläufig geschlossen werden. In diesem Zustand kann die Periode nicht mehr bebucht werden – es sei denn der Benutzer ist ausdrücklich dazu autorisiert. Eine vorläufig geschlossene Periode kann jederzeit wieder geöffnet oder abschießend geschlossen werden.

Jahresabschluß

Vor dem tatsächlichen Jahresabschluß prüft AS-Lingo, daß alle GuV-Konten des Jahres abschließend verbucht wurden. Wenn der Saldo aller GuV-Konten nicht Null ist, kann der Jahresabschluss nicht durchgeführt werden.

Der Abschluss der Nachbuchungsperiode (13) ist gleich dem Jahresabschluss. Bei den Bilanzkonten wird der Saldo ins neue Jahr vorgetragen. Der Vortrag aus dem Vorjahr wird bei den GuV-Konten auf Null gesetzt.

Konsolidierung

Eine konsolidierte Bilanz über eine variable Auswahl von Kriterien wie Mandanten, Sparten oder Dimensionen ist für eine Reihe von Berichten verfügbar.